Youforce is voor veel organisaties het centrale HR-platform waarin personeelsbesluiten en mutaties worden vastgelegd. Door deze HR-processen gecontroleerd te verbinden met IT- en serviceprocessen in TOPdesk via SAS, ontstaat grip, overzicht en structurele kostenbesparing.
Regie in plaats van import
Youforce kiest bewust niet voor eenvoudige imports, maar voor een model waarin organisaties expliciet bepalen wat zij willen managen. Dit vraagt om duidelijke keuzes vooraf, maar voorkomt verborgen logica en ongecontroleerde synchronisaties. SAS sluit hierop aan door HR-besluiten gericht en procesgestuurd door te zetten naar TOPdesk.
Bijvoorbeeld doorstroom via Timelines
Wijzigingen voor medewerkers worden in Youforce vastgelegd via Timelines. Deze Timelines beschrijven de levensloop van een medewerker en vormen de basis voor doorstroom. SAS ondersteunt deze Timelines direct, zonder maatwerklogica of extra vertaallagen. Hierdoor blijven mutaties inhoudelijk correct en technisch beheersbaar.
Minder handwerk en aantoonbare besparing
Automatisering van HR- en IT-processen levert aantoonbare besparingen op. Onderzoek naar intelligente automatisering laat zien dat organisaties gemiddeld 20 tot 30 procent besparen op operationele kosten, voornamelijk door vermindering van handmatig werk en lagere foutcorrectiekosten.
Voor een middelgrote gemeente betekent dit concreet dat processen rondom instroom, doorstroom en uitstroom minder handmatige handelingen vereisen. Taken zoals accountaanvragen, autorisatiewijzigingen en serviceverzoeken worden automatisch afgehandeld.
Bij een besparing van bijvoorbeeld 2.000 tot 3.000 uur per jaar, tegen gemiddelde interne kosten, loopt dit op tot een structurele besparing van enkele tonnen per jaar, zonder extra FTE’s.
Wij zijn trotse gecertificeerde Youforce partner. Vanuit die rol combineren wij kennis van HR-processen met SAS als service automation laag.
Niet om Youforce te vereenvoudigen, maar om organisaties te helpen besparen en grip te houden op hun dienstverlening.
SAS als verbindende laag
SAS fungeert als de verbindende automatiseringslaag tussen Youforce, TOPdesk en andere systemen zoals IAM- en securityplatformen. HR blijft eigenaar van het besluit, IT volgt automatisch in de uitvoering. Dit resulteert in consistente processen, betere compliance en lagere beheerkosten.
Even tussendoor. Dit begint bijna nooit met één case. Eén vraag leidt vrijwel altijd tot meerdere vervolgcases. Ga dat gesprek aan, want daar zit de echte winst! Neem contact op!
Oud versus nieuw proces
Onderstaande vergelijking laat zien hoe HR- en IT-processen er in veel gemeenten uitzien zonder SAS, en hoe deze worden ingericht wanneer Youforce en TOPdesk via SAS zijn verbonden.
Onderdeel | Oud proces (zonder SAS) | Nieuw proces (Youforce + SAS + TOPdesk) |
Instroom medewerker | Handmatige overdracht van HR naar IT via mail of formulier. IT maakt accounts en rechten aan. | HR-besluit in Youforce triggert automatisch workflows in TOPdesk via SAS. |
Doorstroom | Wijzigingen worden handmatig doorgegeven. Grote kans op vertraging of onvolledigheid. | Youforce Timelines worden direct verwerkt. Wijzigingen zijn inhoudelijk en tijdig correct. |
Uitstroom | Afhankelijk van meldingen. Accounts blijven soms te lang actief. | Gecontroleerde afhandeling vanuit HR-besluit. Minder security-risico’s. |
Beheerlast | Veel handmatige acties, afstemming en correcties. | Gestandaardiseerde workflows, minder beheer en minder uitzonderingen. |
Kosten | Hoge interne uren, foutcorrecties en herstelwerk. | Structurele kostenreductie door automatisering en minder handwerk. |
Gemeente‑specifieke context
Gemeenten staan voor de opgave om te voldoen aan BIO en NIS2, terwijl tijd, budget en veranderkracht beperkt zijn. De praktijk vraagt om aantoonbare controle en automatisering, niet om zware trajecten die moeilijk landen in de organisatie.
In deze context laten we zien hoe automatische BIO- en NIS2-dekking haalbaar wordt, waarom volledig IAM vaak niet past bij gemeenten en hoe een IAM light-benadering een logisch en beheersbaar groeipad vormt. Een aanpak die aansluit op de gemeentelijke werkelijkheid en die wij met SAS concreet invullen.
Automatische BIO & NIS2 dekking
Voor gemeenten speelt naast efficiëntie ook compliance een steeds grotere rol. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de aankomende NIS2‑richtlijn stellen eisen aan toegangsbeheer, logging, traceerbaarheid en het tijdig intrekken van rechten.
In een handmatig ingericht proces is het lastig aantoonbaar te maken wie wanneer welk besluit heeft genomen en of dit tijdig is doorgevoerd in IT‑systemen. Door Youforce als HR‑bron te nemen en SAS te gebruiken als gecontroleerde automatiseringslaag richting TOPdesk, ontstaat een sluitende audittrail.
HR‑besluiten worden vastgelegd in Youforce, technisch uitgevoerd via SAS en geregistreerd in TOPdesk. Hierdoor kunnen gemeenten aantonen dat instroom, doorstroom en uitstroom beheerst verlopen, met minder afhankelijkheid van handmatige controles en losse Excel‑overzichten.
Dit draagt direct bij aan BIO‑maatregelen rondom autorisatiebeheer en ondersteunt NIS2‑doelstellingen zoals risicobeheersing, incidentpreventie en aantoonbare governance, zonder extra administratieve druk op HR of IT!
Waarom volledig IAM vaak niet past bij gemeenten
Volledig IAM wordt vaak neergezet als eindoplossing voor identity- en toegangsbeheer. In de praktijk past dit bij veel gemeenten niet bij de huidige volwassenheid van de organisatie. Processen zijn nog in ontwikkeling, verantwoordelijkheden zijn verdeeld en de behoefte ligt vooral bij grip op de basis, niet bij maximale complexiteit.
Een volwaardig IAM-traject vraagt om duidelijke eigenaarschap, strak ingerichte processen, uitgebreide datakwaliteit en continu beheer. Zonder die randvoorwaarden leidt dit vaak tot hoge kosten, langdurige implementaties en functionaliteit die nauwelijks wordt benut. Het resultaat is overhead in plaats van controle.
IAM light als logisch groeipad
Onze SAS IAM light-aanpak sluit aan bij organisaties die willen groeien in volwassenheid. Youforce fungeert als HR-bron, Microsoft Entra als identity-platform en SAS als regie- en automatiseringslaag richting TOPdesk. Hiermee worden instroom, doorstroom en uitstroom beheerst geautomatiseerd, zonder extra IAM-suite.
Deze aanpak is overzichtelijk, betaalbaar en direct toepasbaar. Gemeenten kunnen hiermee jaren vooruit op basis van bestaande licenties en bestaande processen. Naarmate de organisatie volwassener wordt, kan dit model gecontroleerd worden uitgebreid of gecombineerd met zwaardere IAM-functionaliteit.
Zo ontstaat een groeimodel: starten met wat nodig is, investeren waar waarde ontstaat, en pas opschalen wanneer de organisatie er klaar voor is. Minder handwerk, meer grip, zonder onnodige kosten.
Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? We kijken graag samen waar processen vastlopen, welke ketens elkaar raken en waar automatisering direct tijd en kosten bespaart. Of heb je een andere vraag? Neem contact op!
Niet helemaal gevonden wat je zocht, of meer informatie over onze diensten en platform? Zoek het op!
