Instroom, doorstroom en uitstroom lijken overzichtelijk, tot je ze echt moet uitvoeren. Dan ontstaan variaties per afdeling, handwerk in mailboxen, losse Excel-lijstjes en vooral: onzekerheid. Is alles gedaan? Op tijd? Door de juiste persoon? En kun je het achteraf aantonen?
Met SAS pak je IDU aan als Ă©Ă©n ketenproces, met TOPdesk als regiepunt voor uitvoering en verantwoording, en Qixium als orkestrator die systemen en stappen samenbrengt.
Het probleem: versnipperde uitvoering
In veel organisaties start een IDU-proces in de HR-applicatie, maar gaat het daarna alle kanten op. IT maakt accounts aan, facilitair regelt middelen, managers accorderen “ergens” en niemand heeft één totaaloverzicht. Dat kost tijd en levert risico op, zeker rond IAM en audits.
De aanpak: automatische vertaling van HR-data naar TOPdesk-werk
Een IDU-proces start bij de HR-applicatie. Gegevens zoals naam, functie en startdatum worden naar Qixium gestuurd. In Qixium liggen vaste matrices klaar op basis van functieprofielen en zijn TOPdesk-wijzigingsactiviteiten ingelezen. Qixium combineert dit en maakt automatisch, op het juiste moment, een wijziging aan in TOPdesk met het juiste aantal activiteiten.
Wil je een checkmoment? Dan kan een leidinggevende eerst accorderen en eventueel keuzes aanpassen via de formulierenmodule.
De belangrijkste redenen om de IDU Proces Module in te zetten:
- Blije nieuwe medewerkers en leidinggevenden; alles is op tijd geregeld op de eerste werkdag zonder administratieve rompslomp voor de leidinggevenden.
- Geen verlies van hardware;Â alles wat ingeleverd moet worden ligt vast in TOPdesk
- Toename van security;Â accounts worden op tijd gedeactiveerd en er zijn geen softwarelicenties meer in gebruik bij medewerkers die uit dienst zijn gegaan
- Minder handmatig werk;Â activiteiten worden geautomatiseerd zoals het aanmaken van accounts en koppelen aan rechtengroepen
- Vergroting efficiëntie en minder fouten door koppelingen te leggen tussen verschillende applicaties zoals HR-applicaties (AFAS, Youforce, Motion, HR2day), Microsoft Entra (Azure), TOPdesk en allerlei andere applicaties zoals Intune en SCCM.
- Tijdsbesparing;Â geen dubbel werk en geen pingpong-effect tussen afdelingen. Ondersteunende afdelingen gaan beter met elkaar samenwerken
- Beter inzicht;Â in de status van IDU-processen en meer interactie met leidinggevenden via onze formulierenmodule en de Selfservice Portal van TOPdesk.
Bespreek jullie case met ons!
Laat je gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact op!
Automatiseren waar het kan, menselijk waar het moet
Niet elke stap is hetzelfde. Daarom kun je activiteiten markeren als automatisch uitvoerbaar. Denk aan accountaanmaak in Azure AD of local AD. Wat handmatig moet gebeuren blijft zichtbaar als activiteit in TOPdesk, inclusief status. Als iets faalt of te laat dreigt te gaan, kun je signalering inzetten (bijvoorbeeld mail of incidentregistratie).
Resultaat: Ă©Ă©n auditbaar spoor
Doordat alle IDU-informatie in TOPdesk-wijzigingsbeheer landt, ontstaat Ă©Ă©n centraal punt voor registratie en aantoonbaarheid richting ISO 27001. Bij een audit kun je overzichten en detailinformatie direct uit TOPdesk leveren.
