Waarom gemeentelijke processen steeds meer om centrale regie vragen
Een gemeente gebruikt veel verschillende applicaties. Voor burgerzaken, het sociaal domein, financiën, HR, IT, documentbeheer en tal van andere werkzaamheden zijn gespecialiseerde oplossingen beschikbaar.
Dat is op zichzelf logisch. De uitdaging ontstaat wanneer één proces door meerdere van die omgevingen heen loopt.
Want wie houdt dan het overzicht over het geheel?
Een proces houdt niet op bij de grens van een applicatie
Neem een medewerker die in dienst komt bij een gemeente. HR registreert de medewerker, maar daarmee is het proces nog lang niet klaar. Er zijn accounts, rechten, applicaties en mogelijk apparatuur nodig. Afhankelijk van de functie kunnen verschillende teams en beheerders betrokken zijn.
Iedere applicatie kan zijn eigen onderdeel prima uitvoeren. Toch kan het totale proces vertragen doordat een taak blijft liggen, informatie ontbreekt of niet duidelijk is welke stap al is uitgevoerd.
Dat zie je niet alleen bij personeelsprocessen. Hetzelfde principe speelt bij veel processen waarbij verschillende afdelingen, systemen of leveranciers betrokken zijn.
De uitdaging zit dan niet per se in één applicatie. Het zit in wat er tussen die applicaties en verantwoordelijkheden gebeurt.
Meer systemen betekent ook meer afhankelijkheden
Gemeenten hebben te maken met bestaande applicaties, nieuwe oplossingen, landelijke voorzieningen en verschillende leveranciers. Tegelijkertijd veranderen processen door nieuwe dienstverlening, beleid en wet- en regelgeving.Daardoor ontstaan steeds meer onderlinge afhankelijkheden.
Een wijziging in één omgeving kan gevolgen hebben voor processen die ergens anders worden uitgevoerd. Een koppeling kan technisch functioneren, terwijl een vervolgstap toch niet plaatsvindt. En een uitzondering kan ervoor zorgen dat een medewerker alsnog handmatig moet ingrijpen.
Hoe groter het landschap wordt, hoe lastiger het is om al die afhankelijkheden vanuit afzonderlijke systemen te beheren.
Niet alles hoeft vervangen te worden
Bij complexiteit ontstaat al snel de gedachte dat systemen beter geconsolideerd of vervangen kunnen worden. Maar dat is lang niet altijd nodig of wenselijk.
Veel applicaties hebben juist een duidelijke functie en doen die goed.
De vraag is daarom niet alleen hoe je het applicatielandschap eenvoudiger maakt, maar vooral hoe je meer regie krijgt over de processen die door dat landschap lopen.Dat is een andere benadering.
De bestaande systemen blijven hun werk doen. Daarboven organiseer je hoe processtappen worden gestart, opgevolgd en gecontroleerd.
SAS als regielaag over het proces
Binnen het SAS-platform staat die gedachte centraal. SAS neemt de functie van bestaande applicaties niet over, maar kan de regie voeren over processen waarin verschillende systemen, automatiseringen en menselijke taken samenkomen.
Een proces kan bijvoorbeeld starten met een gebeurtenis in een bronsysteem. Vervolgens worden automatisch acties uitgevoerd, waar nodig taken bij medewerkers neergelegd en uitzonderingen afgehandeld.
Daarbij blijft zichtbaar waar het proces zich bevindt en welke stappen zijn uitgevoerd.
Voor een gemeente betekent dit dat automatisering niet alleen op applicatieniveau wordt bekeken, maar vanuit het proces dat de organisatie wil uitvoeren.
Regie helpt ook bij verandering
Centrale procesregie gaat bovendien niet alleen over efficiëntie.
Gemeenten moeten regelmatig processen aanpassen. Wanneer een proces sterk afhankelijk is van losse scripts, koppelingen en kennis van specifieke beheerders, kan iedere wijziging veel uitzoekwerk veroorzaken.
Als de proceslogica en afhankelijkheden beter zichtbaar zijn, wordt het eenvoudiger om gecontroleerd te veranderen.
Dat draagt bij aan continuïteit. Niet omdat het applicatielandschap ineens eenvoudig wordt, maar omdat de gemeente beter kan overzien wat er binnen dat landschap gebeurt.
Waar zit de regie binnen jullie gemeente?
Veel gemeenten hebben al uitgebreid geïnvesteerd in integratie en automatisering. De interessante vervolgvraag is daarom niet hoeveel er nog gekoppeld kan worden.
De vraag is: wie houdt overzicht over het volledige proces wanneer meerdere systemen en afdelingen betrokken zijn?
Juist daar kan de stap van integratie naar orchestratie waarde toevoegen.
Met een SAS Assessment kunnen we samen een aantal processen bekijken en inzichtelijk maken waar afhankelijkheden, handmatige overdrachten en beheerlast ontstaan.
Of gebruik de presentatie ‘Van Integratie naar Orchestratie’ als startpunt om binnen de gemeente het gesprek over centrale procesregie te voeren.
Meer grip op processen binnen jullie gemeente?
Benieuwd waar centrale procesregie binnen jullie gemeente het verschil kan maken? Laat hieronder je gegevens achter. We nemen contact met je op en kijken samen waar meer overzicht, regie en automatisering mogelijk is.
