Veel organisaties gebruiken Microsoft Intune voor devicebeheer, maar missen een actueel en bruikbaar asset-overzicht in TOPdesk. Met de Microsoft Intune–TOPdesk integratie synchroniseer je assets automatisch vanuit Intune naar TOPdesk Asset Management en leg je direct de relatie met de juiste persoon (of afdeling/organisatie). Zo weet je altijd wie welk middel gebruikt, zonder handmatig beheer!
Waarom deze integratie?
De belangrijkste redenen om Intune met TOPdesk te koppelen zijn helder:
- Je hebt zicht op afwijkingen en kunt hier gecontroleerd op bijsturen
Je asset- en relatieadministratie in TOPdesk wordt automatisch maar wel gecontroleerd op orde gebracht én gehouden
Je voorkomt verwarring over wie wat heeft (en sinds wanneer)
Je kunt sneller adviseren, opvolgen en vervangen
Wijzigingen zijn eenvoudig door te voeren
Ideaal te combineren met in-/uitdienst processen (bijvoorbeeld bij instroom, doorstroom en uitstroom processen en verzoeken via de TOPdesk SSP voor aanvraag, vervanging, reparatie of vermissing van bedrijfsmiddelen)
Wat doet de integratie precies?
De integratie is een standaard module binnen het Qixium-platform en werkt rechtstreeks met TOPdesk Asset Management. In de basis regelt de koppeling:
Onderdeel | Wat er gebeurt |
Inzichten en correcties | Afwijkingen operationeel / administratief, zoals: gebruiker, status, ontbrekend asset (Intune/TOPdesk), HR in-/uitdienst, ontbreken uitgifte/inname documenten. Correcties: gecontroleerd geautomatiseerd (policy + approvals) met volledige audit-trail. |
Asset-synchronisatie | Assets worden automatisch aangemaakt en bijgewerkt in TOPdesk op basis van Intune |
Template-koppeling | Device types (laptops, mobiles, etc.) worden aan de juiste TOPdesk asset-sjablonen gekoppeld |
Veldmapping | Intune-velden worden gemapt op TOPdesk-velden (later uitbreidbaar) |
Zoeklijsten | Zoeklijsten (merken/categorieën) kunnen automatisch worden uitgebreid of via value-mapping worden gestandaardiseerd |
Persoon-koppeling | Asset wordt gekoppeld aan persoonskaart op basis van UPN/e-mail (of aan afdeling/organisatie bij shared devices) |
Status & archivering | Niet meer aanwezige of lang-niet-geziene devices krijgen status of worden (optioneel) automatisch gearchiveerd |
Triggers & meldingen | Triggers op nieuwe/wijzigingen/status/archivering met e-mail en/of TOPdesk-melding (afhankelijk van model) |
Uitgifte en inname van assets | One step interactief-formulier voor uitgifte en inname. Volledig automatische verwerking in TOPdesk One step uitbreiding integratie met digitale tekentool ValidSign. Volledig automatische verwerking in TOPdesk+HR. |
Veelgestelde vragen!
Kun je bepalen welke device types naar TOPdesk gaan?
Ja. Je kiest welke device types worden verwerkt en aan welk TOPdesk asset-sjabloon ze gekoppeld worden.
Wat als een device wel in Autopilot/Intune staat maar niet in TOPdesk?
Nieuwe devices kunnen op basis van Autopilot worden opgevoerd in TOPdesk. Zodra ze in Intune “inspoelen” kunnen velden automatisch verder worden aangevuld.
Wat als een device niet meer in Intune staat?
Dan kan TOPdesk een statuswaarde krijgen (bijv. “niet meer in Intune”) en kan het asset optioneel automatisch worden gearchiveerd. Komt het device later terug, dan kan het weer actief worden (historie blijft zichtbaar).
We hebben meerdere benamingen voor hetzelfde merk, kan dat netjes?
Ja. Naast automatisch uitbreiden van zoeklijsten is er value mapping (bijv. “HP”, “Hewlett Packard”, “HP Inc.” naar één standaardwaarde in TOPdesk).
Businesscase: wat levert het op?
De cijfers gaan over een besparing op basis van 100 devices. De gemiddelde besparing komt al snel uit op € 380 per device per jaar (met onderbouwing op thema’s zoals kostenbeheer, compliance/risico, beveiliging, efficiëntie, duurzaamheid en zichtbaarheid & controle).
Wil je jullie IT Asset Management (ITAM) in TOPdesk echt actueel en betrouwbaar krijgen, zonder handwerk?
Dan is de Microsoft Intune–TOPdesk integratie een snelle stap met directe impact op kosten, overzicht en compliance. We legggen het graag uit, kom in contact!
Niet gevonden wat je zocht? Zoek hieronder dan op andere Intune cases!
