Waarom gemeenten nog steeds handmatig accounts aanmaken in Zaaksysteem en Rx.Mission

De complexiteit van het gemeentelijke applicatielandschap

Gemeenten werken met een steeds groter aantal applicaties. Naast de basisomgeving met Microsoft Entra (Active Directory), TOPdesk en een HR-systeem zoals AFAS, gebruiken medewerkers dagelijks verschillende domeinsystemen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Zaaksysteem

• Rx.Mission

• Corsa

• ValidSign

• SmartDocuments

• iNavigator

Al deze systemen hebben hun eigen accounts en autorisaties. En juist daar ontstaat bij veel gemeenten een uitdaging.

In de praktijk worden accounts in deze systemen namelijk nog vaak handmatig aangemaakt en beheerd.

De praktijk: onboarding via tickets

Wanneer een nieuwe medewerker start bij een gemeente, verloopt onboarding meestal ongeveer zo:

1. HR voert de medewerker in AFAS in

2. IT maakt een account aan in Microsoft Entra / Active Directory

3. De servicedesk ontvangt aanvragen voor toegang tot applicaties

Bijvoorbeeld:

• toegang tot Zaaksysteem

• toegang tot Rx.Mission

• rechten in Corsa

• een account in ValidSign

Deze aanvragen komen vaak binnen via TOPdesk-tickets.

De servicedesk moet vervolgens in elk systeem afzonderlijk een account aanmaken of rechten toekennen. Bij grotere gemeenten kan dit oplopen tot 5 tot 10 systemen per medewerker.

Waarom dit steeds problematischer wordt

Handmatige accountcreatie lijkt misschien beheersbaar, maar naarmate het aantal applicaties groeit ontstaan er steeds meer risico’s:

• vertraging bij onboarding

• foutieve autorisaties

• accounts die blijven bestaan na uitdiensttreding

• weinig inzicht in wie waar toegang heeft

Voor gemeenten die werken met gevoelige informatie – zoals persoonsgegevens, vergunningdossiers en handhavingsdata – kan dit leiden tot compliance- en governancevraagstukken.

Daarnaast kost het simpelweg veel tijd voor de servicedesk.

Automatisering van account provisioning

Steeds meer gemeenten kijken daarom naar automatisering van accountbeheer.

Het uitgangspunt is eenvoudig:
HR-data is de bron.

Wanneer een medewerker in AFAS wordt aangemaakt of van functie verandert, kan automatisch een workflow starten die accounts en rechten regelt.

Bijvoorbeeld:

AFAS → workflow → provisioning naar:

• Microsoft Entra

• Zaaksysteem

• Rx.Mission

• Corsa

• ValidSign

Hierdoor wordt accountbeheer een gestroomlijnd proces in plaats van handmatig werk.

Conclusie

Het aantal applicaties binnen gemeenten blijft groeien. Zonder automatisering groeit ook het aantal handmatige handelingen.

Door provisioningprocessen tussen systemen zoals AFAS, Microsoft Entra, TOPdesk en gemeentelijke applicaties te automatiseren, kunnen IT-afdelingen:

• onboarding versnellen

• fouten verminderen

• beter inzicht krijgen in autorisaties

• en compliance verbeteren.

Hoe werkt dit binnen jullie gemeente?

Worden accounts voor applicaties zoals Zaaksysteem of Rx.Mission nog handmatig aangemaakt, of gebeurt dit al automatisch vanuit HR of identity management?

We zijn benieuwd welke vraagstukken jullie tegenkomen rondom accountbeheer en automatisering.