Steeds meer organisaties werken samen met externe IT-partners of hebben meerdere serviceorganisaties die ieder hun eigen TOPdesk-omgeving gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Managed Service Providers (MSP’s), samenwerkingen tussen organisaties of interne serviceafdelingen.
Wanneer meldingen tussen deze omgevingen moeten worden uitgewisseld, gebeurt dit vaak nog handmatig. Tickets worden doorgestuurd via e-mail of opnieuw aangemaakt in een andere omgeving.
De TOPdesk Collaboration Hub (TCH) maakt het mogelijk om deze samenwerking te automatiseren door TOPdesk-omgevingen direct met elkaar te verbinden.
Het probleem: samenwerken tussen verschillende TOPdesk-omgevingen
Wanneer twee organisaties samenwerken met TOPdesk, heeft iedere partij meestal een eigen omgeving.
Bijvoorbeeld:
een MSP met een centrale TOPdesk-omgeving
klanten met hun eigen TOPdesk-omgeving
meerdere interne serviceorganisaties binnen één organisatie
Wanneer een melding moet worden doorgestuurd naar een andere partij, ontstaan vaak problemen zoals:
dubbele registratie van tickets
gebrek aan inzicht in voortgang
communicatie via e-mail buiten het systeem
verschillende ticketnummers en statusinformatie
Hierdoor wordt samenwerking tussen serviceorganisaties minder efficiënt.
Wat is de TOPdesk Collaboration Hub?
De TOPdesk Collaboration Hub (TCH) is een oplossing waarmee meerdere TOPdesk-omgevingen met elkaar kunnen communiceren.
Wanneer een ticket wordt doorgestuurd naar een andere organisatie, wordt dit automatisch gesynchroniseerd tussen beide omgevingen.
Dit betekent dat:
een melding vanuit één omgeving kan worden doorgestuurd naar een andere TOPdesk-omgeving
updates automatisch worden gesynchroniseerd
statuswijzigingen zichtbaar zijn in beide systemen
bijlagen kunnen worden uitgewisseld
Elke organisatie blijft werken in zijn eigen TOPdesk-omgeving, terwijl de samenwerking automatisch wordt gesynchroniseerd.
Hoe werkt ticketuitwisseling met TCH?
Met de TOPdesk Collaboration Hub kan een ticket eenvoudig worden doorgestuurd naar een andere organisatie.
Bijvoorbeeld:
Een gebruiker meldt een incident in de TOPdesk-omgeving van de klant
Het ticket wordt via TCH doorgestuurd naar de TOPdesk-omgeving van de MSP
De MSP behandelt het ticket in zijn eigen omgeving
Updates en statuswijzigingen worden automatisch teruggekoppeld naar de klantomgeving
Hierdoor blijven beide organisaties volledig op de hoogte van de voortgang.
Synchronisatie van ticketinformatie
De Collaboration Hub zorgt ervoor dat belangrijke ticketinformatie automatisch wordt uitgewisseld tussen omgevingen.
Onder andere:
ticketstatus
opmerkingen en updates
bijlagen
externe ticketreferenties
Dit voorkomt dat informatie verloren gaat of handmatig moet worden bijgewerkt in meerdere systemen.
Voordelen van de TOPdesk Collaboration Hub
Voor organisaties die samenwerken met andere serviceorganisaties biedt TCH verschillende voordelen.
Efficiëntere samenwerking
Tickets kunnen direct worden doorgestuurd tussen organisaties zonder handmatige registratie.
Volledig inzicht in voortgang
Beide partijen kunnen de status en updates van tickets volgen in hun eigen TOPdesk-omgeving.
Minder handmatig werk
Updates en communicatie worden automatisch gesynchroniseerd.
Betere communicatie tussen organisaties
Alle informatie blijft binnen de service management workflow van TOPdesk.
Ideaal voor MSP-klant samenwerking
De TOPdesk Collaboration Hub wordt vaak gebruikt in situaties waarin Managed Service Providers samenwerken met klanten.
Bijvoorbeeld:
klanten registreren meldingen in hun eigen TOPdesk
tickets worden automatisch doorgestuurd naar de MSP
de MSP verwerkt het ticket in zijn eigen omgeving
updates worden automatisch teruggekoppeld
Hierdoor ontstaat een transparante samenwerking waarbij beide partijen in hun eigen systeem blijven werken.
TCH combineren met automatisering
Wanneer de TOPdesk Collaboration Hub wordt gecombineerd met procesautomatisering, kunnen organisaties nog meer stappen automatiseren.
Bijvoorbeeld:
een ticket van een klant wordt via TCH doorgestuurd naar een MSP
automatische processen starten in achterliggende systemen
updates worden automatisch teruggekoppeld naar de klantomgeving
Hierdoor ontstaat een gestroomlijnde samenwerking tussen organisaties en systemen.
Steeds meer organisaties werken samen met externe IT-partners of meerdere serviceorganisaties. Wanneer iedere partij zijn eigen TOPdesk-omgeving gebruikt, kan samenwerking complex worden.
De TOPdesk Collaboration Hub (TCH) maakt het mogelijk om meerdere TOPdesk-omgevingen met elkaar te verbinden en tickets automatisch te synchroniseren.
Hierdoor kunnen organisaties efficiënter samenwerken, terwijl iedereen blijft werken in zijn eigen TOPdesk-omgeving.
Werk je met meerdere TOPdesk-omgevingen of werk je samen met externe serviceorganisaties?
Ontdek hoe de TOPdesk Collaboration Hub samenwerking tussen organisaties eenvoudiger en efficiënter kan maken.
Heb je vragen hierover?
Neem contact op!
Niet helemaal gevonden wat je zocht, of meer informatie over onze diensten en platform? Zoek het op!
