De afgelopen maanden hebben we in verschillende artikelen stilgestaan bij onderwerpen die veel gemeenten herkennen. Procesfragmentatie, werkdruk, afhankelijkheid van sleutelpersonen, toenemende complexiteit en veranderingen die steeds meer tijd kosten.
Misschien zijn die situaties herkenbaar. Misschien ook niet.
De belangrijkere vraag is eigenlijk een andere.
Hoeveel grip heeft de organisatie werkelijk op haar processen?
Niet op Ă©Ă©n applicatie of Ă©Ă©n afdeling, maar op de volledige keten.
Regie is lastig te meten
Veel gemeenten hebben hun processen goed georganiseerd. Tegelijkertijd is het vaak lastig om objectief vast te stellen hoeveel regie er werkelijk is.
Dat blijkt meestal pas wanneer er iets verandert.
Een nieuwe wetswijziging.
Een grote organisatieverandering.
Een medewerker die uit dienst gaat.
Een audit.
Of een storing die meerdere systemen raakt.
Juist op dat soort momenten wordt zichtbaar hoeveel afhankelijkheden er zijn en hoe goed processen daadwerkelijk beheersbaar zijn.
Vijf vragen die iedere gemeente zichzelf zou moeten stellen
Regie begint met inzicht.
Stel daarom eens de volgende vragen:
- Weten we precies welke processen het meest kritisch zijn?
- Hebben we inzicht in de afhankelijkheden tussen systemen en afdelingen?
- Kunnen we vooraf bepalen wat de impact van een wijziging is?
- Zijn verantwoordelijkheden duidelijk belegd?
- Zijn we afhankelijk van een klein aantal medewerkers die “weten hoe het werkt”?
Wanneer meerdere van deze vragen lastig te beantwoorden zijn, is dat geen probleem. Het is vooral een signaal dat er ruimte is om processen beter inzichtelijk en bestuurbaar te maken.
Meer regie betekent niet meer systemen
Een veelgehoorde gedachte is dat meer grip vraagt om nieuwe software of extra functionaliteiten.
In de praktijk blijkt vaak het tegenovergestelde.
Veel gemeenten beschikken al over een uitgebreid applicatielandschap. De uitdaging zit meestal niet in de techniek, maar in de samenhang tussen processen, systemen en verantwoordelijkheden.
Meer regie ontstaat door inzicht.
Door overzicht.
En door processen beter op elkaar af te stemmen.
Niet door nĂłg een applicatie toe te voegen.
De volgende stap begint met inzicht
Iedere gemeente heeft een eigen situatie. Daarom bestaat er ook geen standaardoplossing.
Wel is het waardevol om periodiek stil te staan bij vragen als:
Waar zitten de grootste afhankelijkheden?
Welke processen kosten de meeste afstemming?
Waar ontstaat onnodig handmatig werk?
Welke wijzigingen kosten steeds meer tijd?
En waar liggen de grootste risico’s voor continuïteit en dienstverlening?
Pas wanneer daar inzicht in ontstaat, wordt duidelijk waar de meeste winst te behalen is.
Van inzicht naar regie
Digitalisering blijft zich ontwikkelen. Gemeenten krijgen te maken met nieuwe wetgeving, hogere verwachtingen van inwoners en een steeds complexer applicatielandschap.
Juist daarom wordt regie steeds belangrijker.
Niet als doel op zich.
Maar als middel om processen beheersbaar te houden, veranderingen sneller door te voeren en dienstverlening voorspelbaar te maken.
Integratie verbindt systemen.
Regie verbindt processen.
En juist daar ligt voor veel gemeenten de volgende stap.
Benieuwd hoeveel regie er binnen de organisatie is?
Iedere gemeente heeft te maken met andere uitdagingen, afhankelijkheden en processen. Een eerste stap is daarom niet direct een oplossing, maar inzicht.
Vraag via onderstaand formulier een vrijblijvend oriëntatiegesprek aan.
Samen bespreken we waar de grootste uitdagingen liggen en welke mogelijkheden er zijn om meer overzicht, bestuurbaarheid en regie te creëren.
