Van digitaliseren naar bestuurbaarheid
Gemeenten hebben de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in digitalisering. Nieuwe applicaties, koppelingen en landelijke voorzieningen hebben ervoor gezorgd dat informatie sneller beschikbaar is en dienstverlening steeds verder is gedigitaliseerd.
Toch ervaren veel organisaties dat de dagelijkse praktijk niet automatisch eenvoudiger is geworden. Veranderingen kosten meer tijd, processen lopen over meerdere systemen en afdelingen heen en het wordt steeds lastiger om het overzicht te behouden.
Integratie was jarenlang de logische stap. Systemen moesten met elkaar kunnen communiceren. Gegevens moesten veilig en betrouwbaar worden uitgewisseld. Zonder integraties zou het huidige digitale landschap niet kunnen functioneren, maar integratie alleen is niet meer voldoende.
Verbonden systemen betekenen nog geen bestuurbare processen
In veel gemeenten zijn systemen prima met elkaar verbonden. Toch betekent dat niet automatisch dat processen ook overzichtelijk of beheersbaar zijn.
Een vergunning, Wmo-aanvraag of HR-proces loopt vaak door meerdere applicaties, afdelingen en ketenpartners. Iedere schakel doet wat hij moet doen, maar het totaaloverzicht ontbreekt regelmatig.
Daardoor ontstaat een herkenbare situatie. Gegevens zijn beschikbaar, maar het is niet altijd duidelijk waar een proces zich bevindt, wie verantwoordelijk is voor de volgende stap of welke gevolgen een wijziging heeft voor andere onderdelen van de organisatie.
Daar ligt het verschil tussen integratie en regie.
Regie gaat over overzicht en samenhang
Regie betekent niet dat bestaande systemen worden vervangen. Juist niet.
Het betekent dat processen bestuurbaar worden. Dat inzicht ontstaat in afhankelijkheden, verantwoordelijkheden en voortgang. Niet vanuit één applicatie, maar over het volledige proces.
Daardoor wordt het eenvoudiger om veranderingen door te voeren, risico’s eerder te signaleren en beter samen te werken tussen afdelingen.
Voor gemeenten wordt dat steeds belangrijker. Wetgeving verandert, inwoners verwachten meer digitale dienstverlening en organisaties moeten sneller kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Zonder overzicht wordt iedere verandering complexer dan nodig is.
De volgende stap in digitalisering
Veel gemeenten vragen zich af welke systemen nog nodig zijn om de volgende stap te zetten. Misschien is dat niet de juiste vraag.
De belangrijkere vraag is of de organisatie voldoende grip heeft op wat er al is.
Wanneer processen inzichtelijk zijn, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en afhankelijkheden beheersbaar worden, ontstaat ruimte om sneller te veranderen en beter samen te werken.
Digitalisering blijft daarbij belangrijk.
Maar de grootste winst zit steeds vaker niet in een extra applicatie of een nieuwe koppeling.
De grootste winst zit in regie.
Niet alleen regie op systemen.
Maar vooral regie op processen.
Integratie verbindt. Regie maakt bestuurbaar
Gemeenten blijven investeren in digitalisering. Dat is noodzakelijk.
Tegelijkertijd groeit de behoefte aan meer overzicht, betere samenwerking en voorspelbare processen. Juist daarom verschuift de aandacht langzaam van integratie naar regie.
Want systemen met elkaar verbinden is één stap.
Grip krijgen op processen is de volgende.
Hoeveel regie heeft de organisatie op haar processen?
Veel gemeenten beschikken over een uitgebreid digitaal landschap. De vraag is niet alleen hoe systemen met elkaar samenwerken, maar vooral hoeveel overzicht er is op processen, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden.
Vraag via onderstaand formulier een vrijblijvend oriëntatiegesprek aan.
In een kort gesprek verkennen we samen waar meer regie kan bijdragen aan betere samenwerking, meer overzicht en een organisatie die klaar is voor toekomstige veranderingen.
