Bij veel gemeenten zien we een herkenbaar beeld. TOPdesk is ingericht, actiereeksen lopen en imports doen hun werk. Toch blijft de druk hoog. Niet omdat systemen falen, maar omdat de keten niet is geautomatiseerd.
Met BIO2 en de kaders vanuit VNG is dit geen organisatorisch vraagstuk meer, maar een structurele kostenpost.
Hieronder leggen we het je uit!
Dit begint bijna nooit met één case. Eén vraag leidt vrijwel altijd tot meerdere vervolgcases. Ga dat gesprek aan, want daar zit de echte winst. Neem contact op!
Waar gemeenten structureel geld verliezen
Bij middelgrote gemeenten (±100.000 inwoners) zien we in de praktijk:
- 3 tot 6 fte bezig met mutaties, controles, herstelwerk en auditvoorbereiding
- kosten: €225.000 tot €450.000 per jaar
- grotendeels werk tussen systemen, niet binnen TOPdesk zelf
Met ketenautomatisering is dit terug te brengen naar 1 à 2 fte. De structurele besparing ligt daarmee tussen de €200.000 en €400.000 per jaar.
Waarom TOPdesk-automatisering hier stopt
Standaard imports en actiereeksen automatiseren stappen, maar geen volledige ketens. Zodra meerdere systemen meedoen – HR (AFAS, Youforce, Hr2Day etc), IAM, Azure, PowerShell of ondertekening – ontstaat handwerk. En handwerk is de duurste kostenpost binnen gemeentelijke ICT.
Praktijkvoorbeeld: Besparen binnen bestaande TOPdesk-processen
Bij veel gemeenten ondersteunt TOPdesk burgerprocessen zoals meldingen en aanvragen. Zodra zo’n melding vervolgacties buiten TOPdesk vraagt, ontstaat vaak handwerk. Door deze keten te automatiseren begeleidt SAS het proces van start tot registratie. Niet voor één keten, maar voor meerdere tegelijk. Dit voorkomt overdracht, herstelwerk en extra audituren, en levert directe fte-besparing op.
Voorbeeld uit de praktijk: ValidSign
Digitale ondertekening raakt direct aan compliance. Wie mag tekenen? Op basis van welke autorisatie? Wat moet aantoonbaar zijn?
Met SAS en TOPdesk wordt dit één keten:
- start vanuit TOPdesk
- automatische controles en acties
- ondertekening via ValidSign
- volledige automatische vastlegging
- Geen losse exports, geen handmatige logging, geen herstelwerk bij audits
We hebben samen met onze partner ValidSign een webinar gegeven, kan je meer in detail zien hoe we dit doen! Kijk hem hier terug (of download de slideset). Of zoek naar ValidSign op de website, leggen we het nog beter uit.
Waarom dit nu gebeurt
BIO2 en VNG-richtlijnen dwingen gemeenten om ketens aantoonbaar te beheersen. Gemeenten die dit nu automatiseren besparen structureel. Gemeenten die wachten, blijven betalen in fte’s.
Wil je weten hoeveel FTE jouw gemeente verliest in de keten?
We kunnen het samen bekijken, neem contact op!
Niet helemaal gevonden wat je zocht, of meer informatie over onze diensten en platform? Zoek het op!
