Niet ieder proces kan volledig geautomatiseerd worden. En dat hoeft ook niet.
Bij automatisering denken we al snel aan een proces dat volledig zelfstandig wordt uitgevoerd. Een actie start, systemen wisselen informatie uit en alles wordt automatisch afgehandeld.
In de praktijk werken veel processen niet zo.
Er is bijvoorbeeld goedkeuring van een manager nodig. Een medewerker moet informatie aanvullen. Een servicedesk moet iets controleren of een externe partij moet eerst een actie uitvoeren.
Dat maakt een proces niet ongeschikt voor automatisering. Het betekent vooral dat automatisering en menselijke taken samen onderdeel zijn van hetzelfde proces.
De praktijk past niet altijd in een rechte lijn
Neem de onboarding van een nieuwe medewerker. Een groot deel daarvan kan geautomatiseerd verlopen. Accounts kunnen worden aangemaakt, groepen toegewezen en standaardacties uitgevoerd.
Maar misschien moet een manager eerst bepalen tot welke applicaties iemand toegang krijgt. Of moet de facilitaire afdeling bevestigen dat een werkplek beschikbaar is.
Vaak wordt zo’n proces technisch geautomatiseerd tot het punt waar menselijke actie nodig is. Daarna ontstaat een onderbreking: een e-mail, ticket of losse taak. Zodra die is afgerond, moet iemand ervoor zorgen dat het proces weer verdergaat.
Precies op die momenten raakt het overzicht makkelijk verloren.
Wie bewaakt het totale proces?
Het probleem zit meestal niet in die handmatige taak zelf. Sommige beslissingen wil of kun je simpelweg niet automatiseren.
De belangrijkere vraag is wie bewaakt dat de taak wordt uitgevoerd en wat er daarna moet gebeuren.
Is duidelijk bij wie een taak ligt? Wordt zichtbaar wanneer deze te lang openstaat? Gaat het proces automatisch verder na afronding? En kun je achteraf zien welke stappen automatisch en welke handmatig zijn uitgevoerd?
Zonder centrale regie ontstaan al snel losse werkwijzen naast de automatisering. Een deel zit in systemen, een deel in mailboxen en een ander deel in het hoofd van een beheerder.
Workflows brengen mens en automatisering bij elkaar
Binnen het SAS-platform kunnen Workflows worden ingezet voor processen waarin automatische acties en menselijke taken elkaar afwisselen.
Daarmee hoeft een proces niet te stoppen zodra ergens een menselijke beslissing nodig is. Die beslissing wordt onderdeel van het proces.
Een taak kan bijvoorbeeld bij de juiste persoon of afdeling terechtkomen. Na goedkeuring of afronding kan het proces vervolgens weer verder.
Dat geeft vooral meer overzicht. Niet omdat iedere stap automatisch moet worden, maar omdat het gehele proces vanuit één regie kan worden gevolgd.
Automatiseren is niet hetzelfde als alles automatisch maken
Dat onderscheid is belangrijk.Het doel van procesautomatisering zou niet moeten zijn om de mens koste wat kost uit ieder proces te verwijderen. Het doel is om processen voorspelbaarder, efficiënter en beter beheersbaar te maken.
Soms betekent dat volledige automatisering. Soms betekent het juist dat een medewerker op het juiste moment een beslissing neemt, waarna de automatisering het weer overneemt.
De waarde zit dan niet alleen in hoeveel handelingen verdwijnen, maar vooral in de samenhang tussen alle stappen.
Van losse taken naar één proces
Organisaties hebben vaak al voldoende middelen om afzonderlijke acties uit te voeren. De uitdaging ontstaat wanneer die acties onderdeel zijn van een proces dat over meerdere systemen, teams en verantwoordelijkheden loopt.
Daar ligt de rol van orchestratie.
SAS brengt automatische acties, menselijke taken en bestaande systemen samen binnen de regie over het proces. Zo hoeft niet iedere uitzondering te leiden tot een losse mail, ticket of handmatige herinnering.
Want een goed geautomatiseerd proces is niet per definitie een proces zonder mensen.
Het is een proces waarin duidelijk is wat er moet gebeuren, wie aan zet is en hoe het daarna verdergaat.
Waar stopt automatisering binnen jullie processen?
Juist op de plekken waar automatisering overgaat naar handmatig werk ontstaan vaak vertragingen en afhankelijkheden.
Tijdens een SAS Assessment kunnen we die momenten in kaart brengen en bekijken waar Workflows en centrale procesregie het verschil kunnen maken.
Meer weten over workflows en procesautomatisering?
Wil je weten hoe je menselijke taken en automatische stappen beter kunt samenbrengen binnen één beheersbaar proces?
Laat hieronder je gegevens achter. We nemen contact met je op om jouw situatie te bespreken en te kijken waar meer overzicht, automatisering en procesregie mogelijk is.
