Waarom meer koppelingen niet automatisch tot meer grip leiden
In veel organisaties zijn in de loop der jaren steeds meer systemen met elkaar verbonden. Een HR-systeem levert gegevens aan identity management, een servicemanagementomgeving start acties en scripts nemen handmatig werk uit handen. Iedere koppeling heeft een duidelijke functie en lost meestal een concreet probleem op.
Toch ontstaat er na verloop van tijd vaak een ander probleem: het wordt steeds lastiger om te overzien wat er over de hele keten gebeurt.
Neem een relatief bekend proces zoals de indiensttreding van een medewerker. HR registreert de medewerker, waarna accounts, rechten, applicaties en mogelijk een werkplek geregeld moeten worden. Daar kunnen verschillende systemen, afdelingen en automatiseringen bij betrokken zijn. Zolang alles goed gaat, lijkt het proces prima te werken. Maar wat gebeurt er als ergens halverwege een stap mislukt?Juist daar zit het verschil tussen systemen koppelen en regie voeren over een proces.
Een koppeling lost een deel van het proces op
Een integratie tussen twee systemen heeft meestal een duidelijk doel. Systeem A levert gegevens aan systeem B of activeert daar een bepaalde actie. Maar een bedrijfsproces bestaat zelden uit slechts één stap.
Daardoor kan een landschap ontstaan met tientallen koppelingen, scripts en automatiseringen die afzonderlijk prima functioneren, terwijl niemand eenvoudig kan zien hoe het volledige proces ervoor staat.
Dat merk je bijvoorbeeld wanneer een beheerder moet uitzoeken waarom een account wel is aangemaakt, maar bepaalde rechten ontbreken. Of wanneer een wijziging in één systeem onverwacht gevolgen heeft voor andere onderdelen van de keten.
Het probleem is dan niet dat er te weinig gekoppeld of geautomatiseerd is. Het probleem is dat het overzicht ontbreekt.
Automatisering vraagt ook om beheer
Automatiseren verlaagt de hoeveelheid handmatig werk, maar kan tegelijkertijd nieuwe beheerlast veroorzaken. Zeker wanneer automatiseringen op verschillende plekken worden gebouwd en door verschillende mensen worden beheerd.
Na een aantal jaren weet een kleine groep specialisten precies welke scripts draaien, welke uitzonderingen bestaan en waar bepaalde afhankelijkheden zitten. Dat werkt, totdat iemand vertrekt, een applicatie wordt vervangen of een proces moet veranderen.
De vraag is daarom niet alleen of een proces geautomatiseerd kan worden. Minstens zo belangrijk is of dat proces daarna beheersbaar blijft.
Kunnen we zien welke stappen zijn uitgevoerd? Weten we waar iets fout is gegaan? Is duidelijk wie verantwoordelijk is? En kunnen we het proces aanpassen zonder eerst allerlei losse scripts en koppelingen te moeten analyseren?
Van integratie naar orchestratie
Integraties blijven nodig. Systemen moeten gegevens kunnen uitwisselen en acties bij elkaar kunnen starten. Maar bij processen die over meerdere systemen lopen, is alleen verbinden niet altijd voldoende.
Daar komt orchestratie in beeld.
Orchestratie richt zich op de regie over het volledige proces. Niet alleen op de verbinding van systeem A naar systeem B, maar ook op de volgorde van stappen, voorwaarden, uitzonderingen, foutafhandeling en inzicht in wat er daadwerkelijk is gebeurd.
Dat is ook de rol die Service Automation Suite (SAS) kan vervullen. Niet als vervanging van de bestaande systemen en ook niet als verzameling losse koppelingen, maar als centrale regielaag over processen, systemen en automatisering.
De bestaande applicaties blijven doen waar ze goed in zijn. SAS zorgt ervoor dat het proces daaroverheen beheersbaar wordt uitgevoerd.
Meer grip begint met een andere vraag
Bij nieuwe automatiseringsvraagstukken wordt vaak gevraagd: kunnen we deze systemen koppelen?
Een betere vervolgvraag is: hoe houden we daarna grip op het proces dat over deze systemen loopt?
Dat verschil wordt steeds relevanter. Applicatielandschappen veranderen voortdurend en automatisering neemt toe. Daarmee neemt ook het aantal onderlinge afhankelijkheden toe.
Organisaties die alleen naar afzonderlijke koppelingen kijken, lopen het risico dat ze technisch steeds meer automatiseren, maar organisatorisch juist minder overzicht krijgen.
Daarom kijken we bij SAS niet alleen naar wat er gekoppeld kan worden, maar vooral naar hoe processen als geheel beheersbaar blijven.
Integratie verbindt systemen. Orchestratie geeft regie.
Hoe is dat binnen jouw organisatie geregeld?
Wil je eens kijken waar processen afhankelijk zijn geworden van losse koppelingen, scripts of specifieke beheerders? Met een SAS Assessment brengen we die afhankelijkheden en kansen voor centrale regie in kaart.
Liever eerst het onderwerp verkennen? Dan is de presentatie ‘Van Integratie naar Orchestratie’ een goed startpunt.
Meer grip op jouw processen?
Wil je weten hoe je meer overzicht en regie krijgt over processen die afhankelijk zijn van meerdere systemen, koppelingen en automatiseringen? Laat hieronder je gegevens achter. We nemen contact met je op om jouw situatie te bespreken en samen te kijken waar kansen liggen voor meer grip en beheersbaarheid.
