Een patiënt ziet meestal maar een klein deel van wat er achter de schermen gebeurt. Er wordt een afspraak gemaakt, een behandeling uitgevoerd en later volgt misschien een controle. Voor de patiënt voelt dat als één proces.
Voor een zorgorganisatie is dat heel anders.
Achter iedere patiëntreis gaan tientallen processen, afdelingen en systemen schuil die met elkaar moeten samenwerken. Zolang alles goed verloopt, valt dat nauwelijks op. Maar zodra ergens een wijziging of verstoring optreedt, wordt duidelijk hoe afhankelijk alles van elkaar is geworden.
Meer dan alleen een EPD
Vaak wordt gedacht dat het Elektronisch Patiëntendossier het centrale systeem is waar alles samenkomt. In werkelijkheid is het EPD slechts één onderdeel van een veel groter geheel.
Een patiëntreis kan bijvoorbeeld te maken hebben met een afsprakensysteem, een verwijsapplicatie, laboratoriumsoftware, beeldvormende systemen, een planningsoplossing, medicatiebeheer, facturatie, een patiëntenportaal en verschillende systemen voor gegevensuitwisseling met andere zorgorganisaties.
Elk systeem vervult een eigen rol. Samen ondersteunen ze het volledige zorgproces.Juist die samenwerking maakt het landschap complex.
Iedere stap heeft gevolgen
Neem een relatief eenvoudige afspraak op de polikliniek.
Een verwijzing wordt ontvangen, een afspraak ingepland, de patiënt ontvangt een bevestiging, gegevens worden gecontroleerd, de behandelaar bereidt zich voor, eventueel worden onderzoeken aangevraagd en na het consult volgen verslaglegging, vervolgafspraken en declaratie.
Voor medewerkers voelt dit als één logisch proces.
Technisch gezien worden er onderweg voortdurend gegevens uitgewisseld tussen verschillende systemen.Een wijziging in één onderdeel kan daardoor gevolgen hebben voor meerdere vervolgstappen.
Complexiteit groeit ongemerkt
Het bijzondere aan digitale complexiteit is dat deze meestal geleidelijk ontstaat.
Er komt een nieuw systeem bij om een specifiek probleem op te lossen. Een bestaande applicatie wordt vervangen. Een koppeling wordt uitgebreid omdat er nieuwe informatie beschikbaar moet zijn. Op zichzelf zijn dat logische ontwikkelingen.
Na verloop van tijd ontstaat echter een landschap waarin honderden afhankelijkheden bestaan. Vaak is niemand daar verantwoordelijk voor als geheel, omdat iedere afdeling vooral kijkt naar het eigen onderdeel van het proces.
Daardoor groeit de complexiteit zonder dat deze echt zichtbaar is.
Het probleem is niet het aantal systemen
Een zorgorganisatie zal altijd meerdere applicaties gebruiken. Dat is logisch en vaak ook noodzakelijk.
De uitdaging zit dan ook niet in het aantal systemen, maar in de afhankelijkheden ertussen.
Hoe beter processen op elkaar aansluiten, hoe eenvoudiger veranderingen kunnen worden doorgevoerd en hoe kleiner de kans dat een storing zich als een olievlek door de organisatie verspreidt.
Het draait uiteindelijk niet om techniek, maar om overzicht.
Inzicht voorkomt verrassingen
Veel organisaties weten precies welke applicaties zij beheren. Minder vaak is duidelijk welke processen daarvan afhankelijk zijn en welke gevolgen een wijziging kan hebben voor andere afdelingen.
Juist dat inzicht wordt steeds belangrijker. Niet alleen om verstoringen sneller op te lossen, maar vooral om veranderingen gecontroleerd door te voeren en de continuïteit van zorg te waarborgen.
Want hoe complexer het digitale landschap wordt, hoe belangrijker het is om niet alleen de systemen te kennen, maar ook de processen die ze met elkaar verbinden.
In het volgende artikel kijken we naar een onderwerp dat veel zorgorganisaties herkennen: waarom kleine wijzigingen soms onverwacht veel impact hebben op de dagelijkse praktijk.
Grip op je digitale zorglandschap?
Benieuwd hoe afhankelijkheden binnen je organisatie inzichtelijk kunnen worden gemaakt? Laat hieronder je gegevens achter, we denken graag met je mee.
