Waarom veranderingen binnen gemeenten steeds vaker vastlopen
Gemeenten moeten voortdurend inspelen op veranderingen.
- Nieuwe wetgeving.
- Veranderende dienstverlening.
- Nieuwe beveiligingseisen.
- Technologische ontwikkelingen.
Op papier lijken veel veranderingen overzichtelijk.
In de praktijk blijken ze vaak veel meer impact te hebben dan vooraf werd verwacht.
Niet omdat de verandering ingewikkeld is, maar omdat de organisatie complexer is geworden.
Een verandering raakt zelden nog één systeem
Waar een wijziging vroeger beperkt bleef tot één applicatie of afdeling, lopen processen tegenwoordig dwars door de organisatie.
Een proces kan afhankelijk zijn van:
- meerdere vakapplicaties;
- een zaaksysteem;
- documentmanagement;
- koppelingen met landelijke voorzieningen;
- verschillende leveranciers;
- meerdere interne afdelingen.
Een relatief kleine wijziging kan daardoor gevolgen hebben voor een groot deel van de organisatie.
Afhankelijkheden worden pas zichtbaar tijdens het project
Veel gemeenten herkennen hetzelfde patroon. Een wijziging lijkt eenvoudig. Tijdens de uitvoering blijkt dat meerdere systemen moeten worden aangepast.
Leveranciers moeten wijzigingen doorvoeren.
Koppelingen moeten opnieuw worden getest.
Proceseigenaren moeten akkoord geven.
Daardoor verschuift de planning en loopt de doorlooptijd op. Niet omdat mensen hun werk niet goed doen.Maar omdat de onderlinge afhankelijkheden groter zijn dan vooraf zichtbaar was.
Veranderen vraagt steeds meer afstemming
Naast technische afhankelijkheden groeit ook de organisatorische complexiteit.
- IT.
- Functioneel beheer.
- Informatiemanagement
- Proceseigenaren.
- Externe leveranciers.
Iedere wijziging vraagt afstemming tussen meerdere partijen.
Daardoor gaat een groot deel van de beschikbare capaciteit niet naar het realiseren van veranderingen, maar naar overleg, afstemming en coördinatie.
Wendbaarheid neemt ongemerkt af
Veel organisaties merken pas dat hun wendbaarheid afneemt wanneer veranderingen structureel langer gaan duren.
Projecten schuiven door.Prioriteiten veranderen.
Capaciteit raakt verdeeld over lopende wijzigingen.
Nieuwe initiatieven moeten wachten.Langzaam ontstaat het gevoel dat veranderen steeds moeilijker wordt.
Terwijl de vraag naar verandering juist blijft toenemen.
Het probleem zit vaak niet in de techniek
Nieuwe technologie is zelden de beperkende factor.
De grootste uitdaging zit meestal in het ontbreken van inzicht.
- Welke processen zijn afhankelijk van elkaar?
- Welke systemen worden geraakt?
- Wie is verantwoordelijk voor welke stap?
- Welke wijziging heeft impact op andere afdelingen?
- Wanneer dat overzicht ontbreekt, groeit de complexiteit sneller dan de organisatie kan overzien.
De vraag is niet hoe snel een gemeente kan veranderen
Vrijwel iedere gemeente beschikt over de kennis en de mensen om veranderingen door te voeren.
De belangrijkere vraag is:
- Hoe voorspelbaar verlopen veranderingen nog?
- Kan vooraf worden ingeschat welke impact een wijziging heeft?
- Zijn afhankelijkheden inzichtelijk?
- Is duidelijk welke processen risico lopen?
- En kan de organisatie snel schakelen wanneer nieuwe wetgeving of maatschappelijke ontwikkelingen daarom vragen?
Juist die vragen bepalen steeds vaker hoe wendbaar een gemeente werkelijk is.
Veranderen wordt een continu proces
De hoeveelheid veranderingen zal de komende jaren alleen maar toenemen.
Nieuwe wetgeving.
Digitalisering.
Cybersecurity.
AI.
Veranderende verwachtingen van inwoners en medewerkers.
Daarom wordt het steeds belangrijker dat gemeenten niet alleen veranderingen kunnen uitvoeren, maar ook inzicht hebben in de impact ervan.
Want hoe groter de organisatie en hoe complexer het applicatielandschap, hoe belangrijker het wordt om veranderingen beheersbaar te houden.
Herken je deze uitdaging binnen jouw gemeente?
Veranderingen hoeven niet vast te lopen. De uitdaging ontstaat wanneer de impact van een wijziging pas zichtbaar wordt tijdens de uitvoering en afhankelijkheden tussen processen, systemen en teams onvoldoende inzichtelijk zijn.
Wil je weten waardoor veranderingen binnen uw organisatie steeds meer tijd kosten en waar de grootste afhankelijkheden of knelpunten zich bevinden? Vul dan het onderstaande contactformulier in. Eén van onze adviseurs neemt contact met je op voor een vrijblijvend gesprek.
Samen verkennen we hoe je meer inzicht kunt krijgen in de impact van veranderingen, zodat projecten voorspelbaarder verlopen en uw organisatie wendbaar blijft.
