Een generiek iPaaS-platform is pas waardevol als je grip krijgt op de integratieketen

Steeds meer organisaties werken met een landschap van SaaS-oplossingen, cloudplatformen, legacy-applicaties en specialistische systemen. Dat landschap verandert continu. Nieuwe applicaties komen erbij, bestaande systemen worden vervangen en processen lopen steeds vaker over meerdere omgevingen heen.

Daarmee groeit ook de integratievraag. Gegevens moeten van het ene systeem naar het andere, API’s moeten ontsloten worden en processen moeten blijven functioneren wanneer achterliggende applicaties veranderen. Een generiek iPaaS-platform kan daarin veel betekenen, maar alleen wanneer het meer doet dan systemen technisch aan elkaar knopen.

De echte waarde ontstaat wanneer integratie beheersbaar, herbruikbaar en bestuurbaar wordt.

Van losse koppelingen naar een integratieplatform

Veel organisaties beginnen pragmatisch. Voor een specifiek proces wordt een koppeling gebouwd tussen systeem A en systeem B. Voor een volgende toepassing komt daar een tweede integratie bij en enige tijd later volgt een derde.

Op zichzelf is daar weinig mis mee. Het probleem ontstaat wanneer tientallen koppelingen ieder hun eigen logica, uitzonderingen, transformaties en beheerafspraken bevatten.

Dan wordt het landschap steeds moeilijker te overzien. Een wijziging in één systeem kan gevolgen hebben voor meerdere processen, maar vaak is niet direct duidelijk welke. Integratiekennis raakt verspreid over scripts, documentatie en individuele beheerders.

Een generiek iPaaS-platform brengt die integraties samen in één beheersbare laag. Niet omdat alle systemen hetzelfde moeten worden, maar juist omdat verschillende systemen op een consistente manier met elkaar moeten kunnen samenwerken.

Niet iedere integratievraag is hetzelfde

De ene integratie bestaat uit het ophalen van gegevens, het transformeren van een aantal velden en het doorzetten naar een ander systeem. Bij een ander proces zijn meerdere databronnen betrokken, moeten bedrijfsregels worden toegepast en zijn verschillende vervolgstappen nodig.

Daarnaast ontstaat steeds vaker de behoefte om functionaliteit via API’s beschikbaar te maken. Niet alleen om twee applicaties met elkaar te verbinden, maar om data en processen gecontroleerd toegankelijk te maken voor andere onderdelen van de organisatie.

Een generiek iPaaS-platform moet daarom verschillende integratiepatronen ondersteunen zonder dat voor ieder nieuw vraagstuk opnieuw vanaf nul moet worden begonnen.

Binnen Service Automation Suite spelen DFC en API Composer daarin ieder een eigen rol.

DFC: datastromen beheersbaar opbouwen

Met DFC kunnen datastromen tussen verschillende systemen worden samengesteld en aangestuurd. De nadruk ligt daarbij niet alleen op het transporteren van gegevens, maar op de logica die nodig is om van broninformatie bruikbare informatie voor een ander systeem te maken.

Denk bijvoorbeeld aan een proces waarbij medewerkersgegevens vanuit HR moeten worden verrijkt voordat ze naar meerdere achterliggende applicaties worden gestuurd. Niet ieder systeem verwacht dezelfde velden, dezelfde structuur of dezelfde frequentie.

In een traditioneel integratielandschap kan die logica verspreid raken over verschillende koppelingen. Met een centrale aanpak kunnen transformaties, controles en verwerkingsstappen consistenter worden ingericht.

Dat maakt niet alleen de eerste implementatie overzichtelijker. Het maakt vooral toekomstige wijzigingen beter beheersbaar.

API Composer: bestaande functionaliteit gecontroleerd ontsluiten

Naast gegevensstromen ontstaat steeds vaker de vraag hoe bestaande functionaliteit via API’s beschikbaar kan worden gemaakt.

Daar komt API Composer in beeld.

Een organisatie kan bijvoorbeeld informatie uit meerdere bronnen combineren en als één bruikbare API beschikbaar stellen aan een andere applicatie. Ook kan bestaande functionaliteit worden ontsloten zonder dat een afnemende applicatie alle technische details van de achterliggende systemen hoeft te kennen.

Daarmee ontstaat een belangrijke scheiding.

Aan de ene kant staan de systemen waarin gegevens en functionaliteit zich bevinden. Aan de andere kant staan applicaties en processen die daar gebruik van willen maken. De integratielaag zorgt ervoor dat die werelden minder direct van elkaar afhankelijk worden.

Dat is belangrijk wanneer een applicatie wordt vervangen. Als iedere afnemer rechtstreeks gekoppeld is aan het achterliggende systeem, heeft zo’n verandering al snel grote gevolgen. Wanneer de toegang via een gestandaardiseerde API-laag verloopt, kan een groter deel van die verandering binnen de integratielaag worden opgevangen.

Hergebruik wordt belangrijker naarmate het landschap groeit

Een veelvoorkomend probleem bij integraties is dat vergelijkbare logica meerdere keren wordt gebouwd.

Een koppeling heeft bijvoorbeeld medewerkersgegevens nodig. Een tweede proces heeft vrijwel dezelfde gegevens nodig, maar haalt deze opnieuw rechtstreeks uit het bronsysteem. Een derde toepassing doet dat later nog een keer.

Daarmee ontstaan meerdere technische afhankelijkheden van hetzelfde systeem.

Een generiek iPaaS-platform maakt het mogelijk om integratiecomponenten, datastromen en API’s opnieuw te gebruiken. Daarmee verschuift integratie van losse projectoplossingen naar bouwblokken die binnen meerdere processen ingezet kunnen worden.

Dat verlaagt niet alleen de beheerlast. Het verkleint ook de kans dat verschillende processen dezelfde informatie op verschillende manieren interpreteren.

Integratie moet kunnen veranderen zonder dat alles opnieuw gebouwd wordt

De echte test van een integratieplatform komt meestal niet tijdens de eerste implementatie, maar bij de eerste grote wijziging.

Een leverancier introduceert een nieuwe API-versie. Een applicatie wordt vervangen. Een bedrijfsonderdeel wordt toegevoegd. Een organisatie neemt een andere partij over of besluit een proces anders in te richten.

In een sterk point-to-point landschap kan zo’n verandering een kettingreactie veroorzaken. Meerdere koppelingen moeten worden onderzocht, aangepast en opnieuw getest.

Een generieke integratielaag helpt om die impact te beperken. Wanneer datatransformatie, API-ontsluiting en proceslogica centraal worden georganiseerd, kunnen veranderingen op één plek worden opgevangen en gecontroleerd worden doorgevoerd.

Dat vergroot het verandervermogen van de organisatie.

Van technische integratie naar centrale regie

DFC en API Composer zijn uiteindelijk geen doel op zichzelf. Ze ondersteunen een bredere manier van kijken naar integratie.

Het gaat niet alleen om de vraag of systeem A gegevens naar systeem B kan sturen. De interessantere vragen zijn: welke bedrijfsregel bepaalt dat dit moet gebeuren? Wat gebeurt er als een stap mislukt? Wie moet daarvan op de hoogte worden gebracht? Kan dezelfde integratie worden hergebruikt? En is achteraf zichtbaar wat er met een specifieke transactie is gebeurd?

Daar raakt integratie aan orchestratie.

Een generiek iPaaS-platform vormt daarmee de technische basis waarop processen centraal kunnen worden aangestuurd en bewaakt. DFC ondersteunt het verwerken en verbinden van datastromen. API Composer helpt om functionaliteit en informatie op een gecontroleerde manier beschikbaar te maken. De orchestratielaag zorgt vervolgens voor de samenhang tussen die componenten.

Hoe generiek is jullie integratielandschap werkelijk?

Veel organisaties hebben inmiddels tientallen of zelfs honderden koppelingen. Toch betekent dat niet automatisch dat zij ook over een integratieplatform beschikken.

Een interessante vraag is daarom hoeveel van die koppelingen werkelijk volgens dezelfde principes zijn opgebouwd. Worden componenten hergebruikt? Zijn datatransformaties centraal beheerd? Is duidelijk welke applicaties afhankelijk zijn van welke API’s? En kan de organisatie eenvoudig een nieuw systeem toevoegen zonder meerdere bestaande integraties opnieuw te moeten bouwen?

Wanneer iedere koppeling nog als een afzonderlijk project wordt behandeld, blijft integratie duur en verandergevoelig.

Met een SAS Assessment brengen we het huidige integratielandschap, afhankelijkheden en beheerlast in kaart. Daarbij kijken we niet alleen naar bestaande koppelingen, maar ook naar waar standaardisatie, hergebruik en centrale procesregie mogelijk zijn.

Zo ontstaat een integratielaag die niet alleen systemen met elkaar verbindt, maar de organisatie ook helpt sneller te veranderen.

Wil je zien hoe DFC, API Composer en centrale orchestratie samen kunnen worden ingezet? Plan via onderstaand formulier een kennismakingsgesprek.

IDU: grip op rechten én middelen bij iedere personeelswijziging

Een nieuwe medewerker komt in dienst. HR registreert de gegevens, accounts worden aangemaakt, toegangsrechten toegekend en de benodigde middelen aangevraagd. Op de eerste werkdag moet alles klaarstaan.

Bij uitdiensttreding gebeurt het omgekeerde: rechten moeten worden ingetrokken en bedrijfsmiddelen ingenomen. Maar tussen indienst en uitdienst zit een minstens zo belangrijk moment: een medewerker verandert van functie, afdeling of verantwoordelijkheid.

Juist daar blijkt hoe goed het Identity & User Management-proces (IDU) werkelijk is georganiseerd.

Een medewerker is meer dan een account

Bij IDU ligt de nadruk vaak op digitale toegang. Welke applicaties heeft iemand nodig en tot welke gegevens mag deze persoon toegang hebben?

In de praktijk hoort daar meer bij. Een functie kan bijvoorbeeld gekoppeld zijn aan een laptop, telefoon, toegangspas, specifieke applicaties, licenties, gedeelde mailboxen of andere bedrijfsmiddelen.

Het uitgangspunt zou daarom niet moeten zijn: welke rechten moeten we toevoegen?

De betere vraag is: wat heeft deze medewerker op basis van zijn of haar rol nodig om het werk te kunnen doen?

Daarmee kijk je naar het complete profiel van een medewerker: rechten én middelen.

Indienst: vanuit een profiel starten

Wanneer een nieuwe medewerker wordt geregistreerd, zijn afdeling, functie, locatie en andere kenmerken vaak al bekend.

Die informatie kan het startpunt zijn voor het IDU-proces. Op basis van een profiel kan worden bepaald welke rechten en middelen standaard bij de functie horen.

Een medewerker van Finance heeft immers andere voorzieningen nodig dan iemand van Sales of IT. Hetzelfde geldt voor een zorgmedewerker, docent of gemeenteambtenaar.

Door vanuit profielen te werken, hoeft niet voor iedere nieuwe medewerker opnieuw te worden bedacht wat nodig is. Afwijkingen blijven mogelijk, maar de standaard is duidelijk en beheersbaar.

Functiewijziging: het vergeten risico

Een functiewijziging is vaak ingewikkelder dan een indiensttreding.

Stel dat iemand van functie A naar functie B gaat. Het nieuwe functieprofiel vraagt om andere applicaties, rechten en mogelijk andere middelen.

Nieuwe rechten toekennen is meestal niet het grootste probleem. De vraag is vooral: welke oude rechten zijn niet meer nodig?

Wanneer alleen wordt toegevoegd, stapelen rechten zich gedurende het dienstverband op. Een medewerker kan daardoor toegang behouden tot informatie of systemen die niet meer bij de huidige functie horen.

Hetzelfde geldt voor middelen. Misschien hoort bij de nieuwe functie een ander type device, telefoon, toegangspas of licentie.

Een functiewijziging zou daarom geen losse wijziging moeten zijn, maar een gecontroleerde overgang van het ene profiel naar het andere.

Uitdienst: is alles daadwerkelijk afgesloten?

Bij uitdiensttreding lijkt het proces duidelijk: accounts blokkeren, rechten intrekken en spullen terugvragen.

Toch zijn juist hier meerdere afdelingen en systemen bij betrokken. HR kent de einddatum, IT beheert accounts en devices, facilitair beheert mogelijk passen en andere middelen en applicatie-eigenaren kunnen verantwoordelijk zijn voor specifieke toegangsrechten.

Een afgesloten account betekent dan nog niet automatisch dat het hele uitdienstproces is afgerond.

Is de laptop ingeleverd? Is de toegangspas geblokkeerd? Zijn licenties vrijgegeven? Zijn aanvullende rechten ingetrokken? Zijn bedrijfsmiddelen weer beschikbaar voor hergebruik?

Pas wanneer de volledige keten is gecontroleerd, is de uitdiensttreding werkelijk afgerond.

SAS als regielaag over het IDU-proces

In veel organisaties zijn HR, Identity & Access Management, device management, servicemanagement en andere omgevingen al met elkaar verbonden. Toch blijven medewerkers nodig om te controleren of iedere stap daadwerkelijk is uitgevoerd.

Daar ligt de rol van Service Automation Suite (SAS).

SAS kan de regie voeren over het proces dat door verschillende systemen en afdelingen loopt. Een wijziging vanuit HR kan bijvoorbeeld het startpunt zijn om het bestaande profiel te vergelijken met het nieuwe profiel en vervolgens de benodigde acties te orchestreren en te bewaken.

Daarbij gaat het niet alleen om toevoegen, maar juist ook om wijzigen en verwijderen.

Integratie verbindt systemen. Orchestratie geeft regie.

Van losse rechten naar lifecycle-regie

Een goed ingericht IDU-proces volgt de medewerker gedurende het hele dienstverband:

Indienst → profiel toekennen → rechten en middelen beschikbaar stellen → functiewijzigingen verwerken → profiel aanpassen → oude rechten en middelen intrekken → uitdienst → volledige afsluiting controleren.

Zo ontstaat niet alleen meer efficiency. Het geeft ook meer grip op beveiliging, continuïteit en governance.

De interessante vraag is daarom niet alleen of jullie IDU-proces geautomatiseerd is.

De vraag is: kunnen jullie bij iedere medewerker aantonen dat de huidige rechten en middelen nog passen bij de huidige functie?

Met een SAS Assessment brengen we het volledige IDU-proces in kaart. Van HR-mutatie tot rechten, profielen en bedrijfsmiddelen. Zo wordt zichtbaar waar handmatige controles, uitzonderingen en risico’s zitten en waar orchestratie meer regie kan bieden.

Meer weten? Plan hieronder een SAS Assessment.

Microsoft Intune helpt organisaties om laptops, mobiele apparaten, configuraties en beveiligingsbeleid centraal te beheren. Daarmee krijg je veel grip op het device zelf. In de praktijk stopt het proces alleen zelden bij Intune.

Een device hoort bij een medewerker, functie en afdeling. Bij indiensttreding moet het beschikbaar en correct ingericht zijn. Tijdens het gebruik kunnen wijzigingen of complianceproblemen ontstaan. Bij uitdiensttreding moet het device worden ingenomen, verwerkt en eventueel opnieuw beschikbaar worden gemaakt.

Daar zijn vaak meerdere systemen, afdelingen en medewerkers bij betrokken.

Intune signaleert, maar wat gebeurt er daarna?

Stel dat Intune constateert dat een laptop niet meer aan het gewenste beleid voldoet. Technisch is duidelijk wat de status is, maar vervolgens begint het organisatorische proces.

Wie moet actie ondernemen? Moet de gebruiker worden geïnformeerd? Is een melding bij de servicedesk nodig? Wanneer moet er worden geëscaleerd? En wie controleert uiteindelijk of het probleem daadwerkelijk is opgelost?

Hetzelfde geldt voor de lifecycle van een device. HR kan registreren dat een medewerker start of vertrekt en Intune kan het device beheren, maar tussen die momenten zitten verschillende stappen en verantwoordelijkheden.

Juist daar ontstaat vaak handmatig werk. Medewerkers controleren statussen, sturen e-mails, maken tickets aan of houden in lijsten bij welke acties nog openstaan.

Van device management naar procesregie

Meer systemen aan elkaar koppelen lost dat niet automatisch op. Een succesvolle gegevensoverdracht tussen twee systemen betekent tenslotte nog niet dat het hele proces goed is afgerond.

Daar ligt het verschil tussen integratie en orchestratie:
Integratie verbindt systemen. Orchestratie geeft regie.

Service Automation Suite (SAS) kan als orchestratie- en regielaag rondom Intune worden ingezet. Intune blijft verantwoordelijk voor het beheer van het device. SAS zorgt voor samenhang met de processen en systemen daaromheen.

Denk bijvoorbeeld aan een proces waarbij een nieuw device nodig is. Vanuit een wijziging bij HR kan een proces worden gestart waarin wordt bepaald wat nodig is, de juiste acties worden uitgevoerd en de voortgang wordt bewaakt. Ontstaat ergens een afwijking, dan kan daar gericht op worden gehandeld.

Hetzelfde principe geldt bij een niet-compliant device, vervanging, verlies of uitdiensttreding.

Minder handmatige controle

De winst zit daarmee niet alleen in automatisering. Het gaat vooral om het verminderen van de hoeveelheid handmatige coördinatie die nodig is om processen goed te laten verlopen.

Dat maakt een aantal vragen interessant voor organisaties die Intune gebruiken:

• Hoeveel handmatige acties vinden rondom Intune plaats?
• Wie bewaakt processen die meerdere systemen raken?
• Wat gebeurt er wanneer een stap niet goed wordt uitgevoerd?
• Is duidelijk welke devices nog bij vertrokken medewerkers horen?
• Hoe afhankelijk zijn deze processen van de kennis van individuele beheerders?

Een organisatie kan Intune technisch uitstekend hebben ingericht en toch veel tijd kwijt zijn aan alles wat eromheen gebeurt.

Intune beheren én de keten beheersen

Goed device management vraagt dus om meer dan controle over het device. Ook de processen rondom uitgifte, gebruik, wijzigingen, compliance, vervanging en inname moeten beheersbaar zijn.

SAS vervangt Intune daarbij niet. Het voegt regie toe over de processen waarin Intune één van de onderdelen is.

Met een SAS Assessment brengen we deze processen en afhankelijkheden in kaart. Zo wordt zichtbaar waar handmatig werk ontstaat, waar risico’s zitten en waar orchestratie kan bijdragen aan meer grip en een lagere beheerlast.

Benieuwd hoeveel handmatig werk er rondom jullie Intune-omgeving plaatsvindt?

Neem contact met ons op voor een SAS Assessment of de presentatie ‘Van Integratie naar Orchestratie’. 

Laat hieronder je gegevens achter. We nemen contact met je op en kijken samen verder.

Meer klanten zonder evenredig meer beheer: de uitdaging voor MSP’s

Groei is voor een MSP goed nieuws. Meer klanten, meer diensten en meer terugkerende omzet. Maar groei heeft ook een keerzijde: iedere nieuwe klant brengt nieuwe gebruikers, systemen, processen en uitzonderingen met zich mee.

Als het aantal klanten met 20 procent groeit, wil je liever niet dat de beheerinspanning ook met 20 procent stijgt.

Toch gebeurt dat in de praktijk gemakkelijk. Niet omdat er te weinig wordt geautomatiseerd, maar omdat automatisering per klant steeds opnieuw wordt ingericht.

Iedere klant is nét even anders

Een nieuwe klant heeft een eigen IT-landschap. Een andere HR-oplossing, andere afspraken rondom onboarding, specifieke applicaties of een afwijkende manier waarop rechten worden aangevraagd.

De eerste reactie is vaak praktisch: we passen het proces aan voor deze klant.Daar komt een extra script, uitzondering of handmatige stap bij. Bij de volgende klant gebeurt iets vergelijkbaars.

Na verloop van tijd beheert de MSP niet alleen tientallen klanten, maar ook tientallen varianten van processen die in de basis grotendeels hetzelfde doen.Dat maakt groei steeds arbeidsintensiever.

Automatiseren is nog niet hetzelfde als schaalbaar werken

MSP’s automatiseren doorgaans al veel. Dat is dus niet per definitie waar de grootste winst ligt.De vraag is vooral hoe die automatisering is georganiseerd.

Stel dat bij twintig klanten het onboardingproces is geautomatiseerd. Als iedere klant daarvoor een eigen verzameling scripts en logica heeft, moeten wijzigingen mogelijk ook twintig keer worden bekeken en getest.

Een aanpassing in een achterliggend systeem kan dan ineens gevolgen hebben voor meerdere klantomgevingen. Beheerders moeten weten welke klant welke variant gebruikt en waar uitzonderingen zijn toegevoegd.De processen zijn geautomatiseerd, maar het beheer ervan schaalt nog steeds onvoldoende mee.

Standaardiseren waar het kan

Schaalbaarheid vraagt daarom om een balans tussen standaardisatie en klantspecifieke inrichting.Niet iedere klant hoeft exact hetzelfde proces te gebruiken. Daarvoor verschillen organisaties te veel. Maar veel processtappen zijn wél vergelijkbaar.

Denk aan het aanmaken van gebruikers, toekennen van toegang, uitvoeren van controles, verwerken van wijzigingen of afhandelen van een uitdiensttreding.

Door die processen vanuit een herkenbare basis op te bouwen, hoeft een MSP niet iedere keer opnieuw te beginnen.De uitzondering blijft mogelijk, maar wordt ook daadwerkelijk een uitzondering in plaats van de standaardwerkwijze.

Centrale regie over verschillende klantprocessen

Binnen het SAS-platform kan een MSP processen automatiseren en orchestreren vanuit een centrale aanpak.

Daarbij gaat het niet om zoveel mogelijk losse koppelingen bouwen. De waarde zit juist in het organiseren van de regie over processen die verschillende systemen en klantomgevingen raken.Automatische acties, menselijke taken en uitzonderingen kunnen onderdeel worden van hetzelfde proces. Tegelijkertijd blijft inzichtelijk welke stappen worden uitgevoerd en waar aandacht nodig is.

Dat maakt het eenvoudiger om processen te herhalen, te beheren en gecontroleerd verder te ontwikkelen.

Groei zonder dat kennis de bottleneck wordt

Schaalbaarheid heeft nog een andere kant: mensen.

Wanneer iedere klantomgeving anders is ingericht, ontstaat al snel specialistische klantkennis. Beheerder A weet precies hoe klant X werkt en beheerder B kent alle uitzonderingen bij klant Y.

Dat maakt planning lastiger en vergroot de afhankelijkheid van individuele medewerkers.

Meer standaardisatie en centrale procesregie maken kennis beter overdraagbaar. Beheerders hoeven minder uitzonderingen uit hun hoofd te kennen en krijgen meer inzicht in hoe processen zijn ingericht.Daarmee wordt groei niet alleen technisch, maar ook organisatorisch beter beheersbaar.

Hoeveel extra beheer kost de volgende klant?

Dat is uiteindelijk een interessante vraag voor iedere MSP.

Als tien nieuwe klanten ook bijna tien keer dezelfde extra beheerinspanning opleveren, is er nog weinig schaalvoordeel.

Automatisering moet er juist voor zorgen dat dienstverlening kan groeien zonder dat mensen, beheerlast en complexiteit in hetzelfde tempo meegroeien.Daarvoor is meer nodig dan alleen afzonderlijke taken automatiseren.

Schaalbaar groeien vraagt om standaardisatie waar het kan, flexibiliteit waar het nodig is en regie over het geheel.

Hoe schaalbaar zijn jullie huidige processen?

Met een SAS Assessment kunnen we kijken welke terugkerende processen veel beheer vragen, waar klantspecifieke uitzonderingen ontstaan en welke processen geschikt zijn voor verdere standaardisatie en orchestratie.

Zo ontstaat inzicht in waar SAS kan helpen om dienstverlening verder te laten groeien zonder dat de beheerlast automatisch meegroeit.

Ontdek hoe schaalbaar jullie processen zijn

Willen jullie weten welke processen veel beheer vragen en waar standaardisatie mogelijk is? Laat hieronder je gegevens achter. Met een SAS Assessment brengen we in kaart waar kansen liggen om slimmer te orchestreren en verder te groeien zonder dat de beheerlast evenredig meegroeit.

Waarom gemeentelijke processen steeds meer om centrale regie vragen

Een gemeente gebruikt veel verschillende applicaties. Voor burgerzaken, het sociaal domein, financiën, HR, IT, documentbeheer en tal van andere werkzaamheden zijn gespecialiseerde oplossingen beschikbaar.

Dat is op zichzelf logisch. De uitdaging ontstaat wanneer één proces door meerdere van die omgevingen heen loopt.

Want wie houdt dan het overzicht over het geheel?

Een proces houdt niet op bij de grens van een applicatie

Neem een medewerker die in dienst komt bij een gemeente. HR registreert de medewerker, maar daarmee is het proces nog lang niet klaar. Er zijn accounts, rechten, applicaties en mogelijk apparatuur nodig. Afhankelijk van de functie kunnen verschillende teams en beheerders betrokken zijn.

Iedere applicatie kan zijn eigen onderdeel prima uitvoeren. Toch kan het totale proces vertragen doordat een taak blijft liggen, informatie ontbreekt of niet duidelijk is welke stap al is uitgevoerd.

Dat zie je niet alleen bij personeelsprocessen. Hetzelfde principe speelt bij veel processen waarbij verschillende afdelingen, systemen of leveranciers betrokken zijn.

De uitdaging zit dan niet per se in één applicatie. Het zit in wat er tussen die applicaties en verantwoordelijkheden gebeurt.

Meer systemen betekent ook meer afhankelijkheden

Gemeenten hebben te maken met bestaande applicaties, nieuwe oplossingen, landelijke voorzieningen en verschillende leveranciers. Tegelijkertijd veranderen processen door nieuwe dienstverlening, beleid en wet- en regelgeving.Daardoor ontstaan steeds meer onderlinge afhankelijkheden.

Een wijziging in één omgeving kan gevolgen hebben voor processen die ergens anders worden uitgevoerd. Een koppeling kan technisch functioneren, terwijl een vervolgstap toch niet plaatsvindt. En een uitzondering kan ervoor zorgen dat een medewerker alsnog handmatig moet ingrijpen.

Hoe groter het landschap wordt, hoe lastiger het is om al die afhankelijkheden vanuit afzonderlijke systemen te beheren.

Niet alles hoeft vervangen te worden

Bij complexiteit ontstaat al snel de gedachte dat systemen beter geconsolideerd of vervangen kunnen worden. Maar dat is lang niet altijd nodig of wenselijk.

Veel applicaties hebben juist een duidelijke functie en doen die goed.

De vraag is daarom niet alleen hoe je het applicatielandschap eenvoudiger maakt, maar vooral hoe je meer regie krijgt over de processen die door dat landschap lopen.Dat is een andere benadering.

De bestaande systemen blijven hun werk doen. Daarboven organiseer je hoe processtappen worden gestart, opgevolgd en gecontroleerd.

SAS als regielaag over het proces

Binnen het SAS-platform staat die gedachte centraal. SAS neemt de functie van bestaande applicaties niet over, maar kan de regie voeren over processen waarin verschillende systemen, automatiseringen en menselijke taken samenkomen.

Een proces kan bijvoorbeeld starten met een gebeurtenis in een bronsysteem. Vervolgens worden automatisch acties uitgevoerd, waar nodig taken bij medewerkers neergelegd en uitzonderingen afgehandeld.

Daarbij blijft zichtbaar waar het proces zich bevindt en welke stappen zijn uitgevoerd.

Voor een gemeente betekent dit dat automatisering niet alleen op applicatieniveau wordt bekeken, maar vanuit het proces dat de organisatie wil uitvoeren.

Regie helpt ook bij verandering

Centrale procesregie gaat bovendien niet alleen over efficiëntie.

Gemeenten moeten regelmatig processen aanpassen. Wanneer een proces sterk afhankelijk is van losse scripts, koppelingen en kennis van specifieke beheerders, kan iedere wijziging veel uitzoekwerk veroorzaken.

Als de proceslogica en afhankelijkheden beter zichtbaar zijn, wordt het eenvoudiger om gecontroleerd te veranderen.

Dat draagt bij aan continuïteit. Niet omdat het applicatielandschap ineens eenvoudig wordt, maar omdat de gemeente beter kan overzien wat er binnen dat landschap gebeurt.

Waar zit de regie binnen jullie gemeente?

Veel gemeenten hebben al uitgebreid geïnvesteerd in integratie en automatisering. De interessante vervolgvraag is daarom niet hoeveel er nog gekoppeld kan worden.

De vraag is: wie houdt overzicht over het volledige proces wanneer meerdere systemen en afdelingen betrokken zijn?

Juist daar kan de stap van integratie naar orchestratie waarde toevoegen.

Met een SAS Assessment kunnen we samen een aantal processen bekijken en inzichtelijk maken waar afhankelijkheden, handmatige overdrachten en beheerlast ontstaan.

Of gebruik de presentatie ‘Van Integratie naar Orchestratie’ als startpunt om binnen de gemeente het gesprek over centrale procesregie te voeren.

Meer grip op processen binnen jullie gemeente?

Benieuwd waar centrale procesregie binnen jullie gemeente het verschil kan maken? Laat hieronder je gegevens achter. We nemen contact met je op en kijken samen waar meer overzicht, regie en automatisering mogelijk is.

Wat gebeurt er met je automatisering als die ene beheerder vertrekt?

Bijna iedere IT-afdeling kent er wel één. De beheerder die precies weet waarom een bepaald script bestaat, welke systemen ervan afhankelijk zijn en wat je vooral niet moet aanpassen.Zolang die persoon beschikbaar is, hoeft dat geen probleem te zijn. Een storing wordt snel opgelost en bij een wijziging weet hij of zij precies waar gekeken moet worden.

Maar wat gebeurt er als die beheerder een andere functie krijgt, op vakantie is of de organisatie verlaat?Dan blijkt soms dat een belangrijk deel van de automatisering niet alleen afhankelijk is van techniek, maar vooral van de kennis van één persoon.

Automatisering groeit vaak organisch

De meeste organisaties hebben hun automatisering niet in één keer ontworpen. Er ontstaat ergens een handmatige taak die veel tijd kost en een beheerder bouwt daar een oplossing voor. Later komt er een script bij, wordt een extra systeem aangesloten en volgt er nog een uitzondering voor een specifieke afdeling.

Op zichzelf zijn dat vaak prima oplossingen. Het probleem ontstaat wanneer niemand meer goed kan overzien hoe ze samenhangen.

Documentatie helpt, maar loopt in de praktijk niet altijd gelijk met de werkelijkheid. Een kleine aanpassing wordt snel gedaan, een uitzondering wordt toegevoegd en een paar maanden later weet vooral degene die de wijziging heeft gebouwd nog waarom deze nodig was.Zo ontstaat langzaam kennisafhankelijkheid.

Het risico wordt zichtbaar zodra er iets verandert

Zolang processen probleemloos draaien, valt die afhankelijkheid nauwelijks op. Juist goede automatisering kan jarenlang op de achtergrond functioneren.

De kwetsbaarheid wordt zichtbaar bij verandering. Een applicatie krijgt een update, een proces moet anders worden ingericht of een koppeling werkt niet meer zoals verwacht.Dan begint het zoeken.

Welke automatisering wordt geraakt? Welke andere processen zijn hiervan afhankelijk? Kunnen we de wijziging veilig doorvoeren? En wat gebeurt er als we een bepaalde stap aanpassen?

Als het antwoord vooral bij één specialist vandaan moet komen, is er niet alleen een beheerprobleem. Er ontstaat een risico voor de continuïteit.

Van technische kennis naar procesregie

Dit betekent niet dat specialistische kennis overbodig wordt. Goede beheerders blijven essentieel.

De vraag is alleen of de organisatie volledig afhankelijk moet zijn van wat zij uit hun hoofd weten.

Binnen het SAS-platform kijken we daarom niet alleen naar het uitvoeren van automatiseringen, maar naar de regie over het totale proces. Welke stappen worden uitgevoerd, in welke volgorde, welke systemen zijn betrokken en waar bevindt een proces zich?

Door die samenhang zichtbaar te maken, wordt kennis minder persoonsgebonden.

Een nieuwe beheerder hoeft dan niet eerst tientallen losse scripts en koppelingen te analyseren om te begrijpen hoe een proces werkt. De inrichting van het proces geeft zelf meer inzicht in wat er gebeurt.

Beheersbaarheid wordt belangrijker naarmate je meer automatiseert

Hoe succesvoller een organisatie automatiseert, hoe belangrijker dit onderwerp wordt. Want automatisering neemt niet alleen werk over. Organisaties gaan er ook steeds meer op vertrouwen.

Een proces voor onboarding dat iedere dag automatisch wordt uitgevoerd, wordt onderdeel van de bedrijfsvoering. Hetzelfde geldt voor processen rondom rechten, devices, meldingen of andere IT-diensten.

Dan wil je niet dat de continuïteit daarvan afhankelijk is van de beschikbaarheid van één persoon.

De volgende stap in automatisering is daarom niet altijd nóg meer automatiseren. Soms is het belangrijker om eerst grip te krijgen op wat er al staat.

Zou iemand anders het morgen kunnen overnemen?

Dat is misschien wel de eenvoudigste test.

Als een belangrijke beheerder morgen niet beschikbaar is, kan een collega dan zien hoe een geautomatiseerd proces werkt, waar het fout gaat en wat veilig aangepast kan worden?

Als dat lastig is, zit er waarschijnlijk waardevolle kennis op de verkeerde plek.

Niet omdat de beheerder die kennis niet zou mogen hebben, maar omdat de organisatie er te afhankelijk van is geworden.

Goede automatisering neemt handmatig werk weg. Goede orchestratie zorgt dat de regie niet bij één persoon blijft liggen.

Hoe kwetsbaar is jullie automatisering?

Met een SAS Assessment brengen we niet alleen automatiseringskansen in kaart. We kijken ook naar bestaande processen, afhankelijkheden, beheerlast en plekken waar kennis sterk bij individuele medewerkers ligt.

Zo wordt duidelijk waar meer centrale regie kan bijdragen aan continuïteit en beheersbaarheid.

Benieuwd waar jullie automatisering kwetsbaar is?

Wil je weten waar binnen jullie organisatie afhankelijkheden zitten en waar meer grip mogelijk is? Laat hieronder je gegevens achter. We nemen contact met je op om samen te kijken wat een SAS Assessment voor jullie organisatie kan betekenen.