De uitdaging: een bewezen proces behouden
Binnen GGz Centraal spelen instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen een belangrijke rol in de dagelijkse operatie. Jaarlijks worden duizenden mutaties verwerkt die direct invloed hebben op accounts, autorisaties, werkplekken, middelen en de ondersteuning van medewerkers.
Juist daarom stond de organisatie voor een bijzondere uitdaging.
Niet het bouwen van een nieuw proces, maar het behouden van een proces dat zich in de praktijk al jarenlang had bewezen.
Een bewezen proces vervangen
Veel organisaties starten een automatiseringstraject vanuit een situatie waarin processen nog grotendeels handmatig verlopen. Bij GGz Centraal was dat anders.
Het bestaande IDU-proces was al vergaand geautomatiseerd en werd dagelijks gebruikt door verschillende afdelingen. De uitdaging lag daarom niet in het opnieuw ontwerpen van het proces, maar in het vervangen van de onderliggende oplossing zonder kwaliteit, betrouwbaarheid of gebruikerservaring te verliezen.
Tegelijkertijd wilde GGz Centraal ruimte creëren voor verdere ontwikkeling. Nieuwe functionaliteiten en aanvullende automatiseringen moesten eenvoudiger kunnen worden toegevoegd, zonder opnieuw maatwerklandschappen te creëren.
Niet alleen techniek, maar ook processen
Samen met Scope4mation werd eerst gekeken naar de bestaande situatie.
Niet alleen naar systemen en koppelingen, maar juist ook naar de processen daarachter.
Welke afdelingen zijn betrokken?
Welke stappen worden uitgevoerd?
Waar ontstaan uitzonderingen?
En hoe zorgen we ervoor dat bestaande kwaliteit behouden blijft, terwijl tegelijkertijd ruimte ontstaat voor verdere verbetering?
Die aanpak resulteerde in één centrale regielaag waarin processen overzichtelijk, beheersbaar en toekomstbestendig werden ingericht.
Meer dan alleen automatisering
Het traject leverde meer op dan alleen een technische vervanging.
Door processen centraal te organiseren ontstond meer inzicht in de medewerkerreis, werden verantwoordelijkheden duidelijker en kregen ondersteunende teams beter zicht op aankomende werkzaamheden en processtatussen.
Daarnaast ontstond ruimte om processen verder te optimaliseren zonder bestaande werkwijzen opnieuw onder druk te zetten.
Resultaten
Sinds de ingebruikname van SAS verwerkt GGz Centraal jaarlijks ongeveer 2.000 instroom-, doorstroom- en uitstroommutaties vanuit één centraal proces.
Daarnaast realiseerde de organisatie onder andere:
- meer inzicht in werkzaamheden en processtatussen;
- minder handmatige werkzaamheden;
- betere samenwerking tussen HR, IT en ondersteunende teams;
- hogere voorspelbaarheid van processen;
- een toekomstbestendige inrichting voor verdere uitbreiding.
